En principio cuando hablamos de puestos de trabajo ya estamos hablando de la materialización de una ocupación en un lugar y momento determinado. Si una persona se dedica a la consultoría en recursos humanos, ese puesto de consultor en abstracto no es un puesto, el puesto de una persona concreta que realiza funciones determinadas si es un puesto. Consultor en recursos humanos sería una ocupación, es decir, un conjunto de puestos que hasta que no se materializan en un lugar de trabajo determinado, unas características concretas, etc. no podemos estar hablando realmente de puesto.
Cada puesto tiene una serie de exigencias a nivel de formación y de conocimientos específicos, es decir cualquier puesto de trabajo tiene unas exigencias por formación, lo que denominamos formación básica; la titulación.
Hay una serie de aptitudes o capacidades y una serie de habilidades o destrezas. El director de recursos humanos tiene además de unos conocimientos específicos de base y unos conocimientos que no están directamente relacionados con su titulación (conocimientos de derecho laboral, administración de personal, economía, ... ) unas habilidades de dirección de grupos, de coordinación, de planificación, etc. que no todas las personas poseen en la misma medida. Parte de esas habilidades son formables, uno se puede instruir en ese tipo de cosas, en otras les es más difícil, pero ahí entraríamos en la adecuación de cada persona a su puesto de trabajo y además la labor de orientación para que una persona encuentre su hueco y además se lo sepa labrar.
También inciden algunos aspectos de personalidad, de motivación, etc. Ahí entramos en lo que no solamente son conocimientos específicos sino algunos aspectos de la motivación, de los estilos de vida que tiene cada puesto de trabajo. Dentro del amplio abanico de la Psicología cada familia de ocupaciones no solamente tiene unos conocimientos específicos, unas destrezas, sino también unos estilos de vida, unas formas de hacer en general, una motivación, etc.
Esto es lo que completaría el perfil. Cuando hablamos de perfil y siguiendo con esta metodología de recursos humanos entramos en lo que es la descripción de puestos o el manual de funciones. Cada puesto de trabajo en concreto tiene un manual de funciones que tiene mucha relación con lo que estamos definiendo corno el perfil, aunque el perfil es un documento mucho más general y el manual de funciones es muy concreto.